Les Rendez-vous et les Réunions à l’Ère Digital – C’est l’Heure de s’Adapter !

Les nouvelles technologies permettent de faire les réunions beaucoup plus efficacement que par le passé, et pourtant, on ne voit que peu les bénéfices ou l’amélioration en productivité. Un des fléaux en montant une réunion est de trouver le bon créneau disponible pour des participants divers. Dans des environnements tels que MICROSOFT OUTLOOK ou GOOGLE, on peut trouver des applications pour signaler les plages ouvertes pour les employés de la même entreprise. Mais pour des participants extérieurs, il faudrait une application comme DOODLE ou VYTE qui sont agnostiques aux systèmes internes. Pour les plus aventuriers, il existe aussi des systèmes remarquables permettant aux autres de fixer automatiquement un rendez-vous avec vous selon vos disponibilités. Mon outil préféré est x.ai, qui selon mes autorisations, donne à quelqu’un qui veut prendre rendez-vous accès aux créneaux disponible (selon ma préconfiguration).

L’agenda efficace – à l’heure du digital

Outre les règles ‘normales’ de tenir une réunion efficace (par exemple : diffuser suffisamment en amont un ordre du jour précis, ne convier que les participants nécessaires, etc…), la technologie permet aisément la participation à distance. Ainsi, quand il y a des participants distribués, on ne peut plus accepter « le petit quart d’heure » de retard. L’heure c’est la même heure sur tous nos appareils. Si vous faites des réunions avec des participants en ligne, il est fortement conseillé d’insister sur l’utilisation de la vidéo afin d’assurer l’engagement maximal. Lors des réunions, l’usage des mobiles ne peut être accepté que pour un besoin exceptionnel. Sinon, pas de portable visible sur la table ; sonneries en muet ; notifications éteintes. A la fin de chaque réunion, rien de plus simple qu’un récapitulatif digital, partagé avec tous, avec les attributions de tâches pour rendre la responsabilité claire.

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